Si parla di rimborso spese, quando le somme erogate dal datore di lavoro al dipendente, collaboratore o amministratore hanno lo scopo di restituire quanto anticipato in nome e per conto del datore stesso.
I rimborsi spese non hanno natura retributiva e quindi non incidono su altri elementi della retribuzione quali ad esempio TFR e non sono assoggettati, a contributi previdenziali.
Nel caso di trasferte, si intende l’esercizio della prestazione lavorativa da parte del dipendente al di fuori della sede ordinaria di lavoro. Possono essere trasferte nel territorio del comune o all’estero
i rimborsi possono essere così classificati:
- rimborsi analitici o a piè di lista;
- rimborsi chilometrici
- forfettari o indennità;
- in forma mista (ovvero parte rappresentata da rimborsi analitici e parte da rimborsi forfettari).
- Rimborsi analitici o a piè di lista:rimborso completo di tutte le spese regolarmente documentate.
La documentazione dovrà essere conservata dal datore di lavoro tale disposizione si applica anche per le trasferte all’estero.
La documentazione delle spese sostenute può essere rappresentata da scontrini fiscali, fatture, ricevute fiscali (vitto e alloggio), biglietti mezzi pubblici, biglietti aerei o del treno (trasporto effettuato non con mezzi propri), carta carburante, ecc.
- rimborsi chilometrici: Nel caso in cui per lo svolgimento della trasferta il dipendente sia stato autorizzato all’uso dell’auto personale avrà diritto al rimborso chilometrico secondo le tariffe ACI in relazione alle caratteristiche della propria autovettura
- Rimborsi forfettari o indennità: i rimborsi forfettari un indennizzo per le spese sostenute per vitto e alloggio.
Affinché i rimborsi forfettari siano da considerarsi esclusi dall’imposizione fiscale e contributiva è necessario che gli importi corrisposti rispettino alcuni limiti, ovvero:
– € 46,48 al giorno per le trasferte effettuate fuori del territorio comunale ma all’interno dello Stato Italiano;
– € 77,46 al giorno per le trasferte effettuate all’estero.
l’eccedenza sarà considerata imponibile.
NOTA SPESE
Per ottenere il rimborso delle spese sostenute in trasferta, il lavoratore deve compilare la nota spese: un documento, cartaceo o digitale, fornito dal datore di lavoro. Alla nota spese deve poi allegare la documentazione fiscale richiesta a seconda del tipo di rimborso spese scelto dall’azienda.